RIWO - RoadStar - Programleírás
Hardver követelmények 1 db. IBM-PC Pentium 133 kompatibilis számítógép melyhez tartozik : 80 MB szabad terület a merevlemezen, 32 MB RAM, nyomtató. Szoftver követelmények A program minimális software igénye egygépes felhasználás esetében: Windows 98/2000/XP/NT/Vista operációs rendszerek közül bármelyik, valamint ODBC-driver, ami egy választott adatbázishoz kapcsolódik. A program minimális software igénye hálózati felhasználás esetében: Windows 98/2000/XP/NT/Vista operációs rendszerek közül bármelyik, valamint ODBC-driver, ami egy választott adatbázishoz kapcsolódik. Windows 32-bites operációs rendszer a lokális gépeken. Adatbázis szerver amit a lokális gép elér. Általános tudnivalók Adatbevitel közben használható billentyűk : Bal nyíl - egy karakterpozíciót balra lép , de nem lép át az előző mezőbe, ha eléri az első pozíciót . Jobb nyíl - egy karakterpozíciót jobbra lép, de nem lép át a következő mezőbe, ha eléri az utolsó pozíciót . CTRL+bal nyíl - Az előző szó elejére lép. CTRL+jobb nyíl - Az következő szó elejére lép. Fel nyíl - Az előző mező elejére lép. Le nyíl - A következő mező elejére lép. HOME - Az aktuális mező elejére áll. END - Az aktuális mező végére áll. DELETE - Törli a kurzor pozíciójában álló karaktereket. BACKSPACE - Törli a kurzor előtti karaktert. RETURN (ENTER) - Befejezi a mező szerkesztését és átlép a következő mezőre. ESC - Befejezi a mező szerkesztését és kilép. Numerikus értékek (számok) bevitelénél, a lenyomott billentyű minden esetben jobbról tölti ki az adatbeviteli mezőt, a kurzor pozíciójától függetlenül. Az adatvitel közben használható plusz billentyűk leírását a képernyő bal alsó sarkában a "Pogram regisztrált tulajdonosa mellett lehet látni. Ez minden mezőnél frissül. Amennyiben egy azonosító mezőn áll (dolgozó, jogcím, fizetési mód), akkor általában három lehetősége van : SHIFT+F1-kódfelvitel, F1-segítség, CTRL+F1-szöveges segítség. A listák paraméterezésénél gyakori megoldás a programban, hogy az adathalmaz egy részét tól-ig határolással kell kivágni a feldolgozáshoz. Az alsó és felső határok a lista részét képezik, benne lesznek a listában. Táblázatok kezelése: Bal nyíl - egy mezőt balra lép. Jobb nyíl - egy mezőt jobbra lép. Fel nyíl - az előző sorba lép. Le nyíl - a következő sorba lép. HOME - az aktuális sor első oszlopába lép. END - az aktuális sor utolsó oszlopába lép. CTRL+HOME - ugrás a táblázat elejére. CTRL+END - ugrás a táblázat végére. DELETE - törli az aktuális sort. INSERT - új sor felvitele. PAGE UP - lapozás előre. PAGE DOWN - lapozás hátra. RETURN (ENTER) - módosítás. ESC - kilép. F3 - keres. F9 - Nyomtatás. F11 - Szűrő. F12 - Rendezés. CTRL+F12 - Export. Az ENTER, INS, DELETE (felvitel, módosítás, törlés) funkciókat, egyes feladatoknál a program letiltja, amit a nyomógombok szürkítésével jelez. A táblázatok felett nyomott jobb egérgomb egy felbukkanó menüt ad, ahonnan szintén lehet funkciókat indítani. Bal egérgombbal a táblázat pozícióit lehet beállítani. A függőleges "scrollbar"-pozíciója rögzített. Javasolt mentési rend: Minden nap végén a rögzítések végeztével. Amennyiben floppyra ment, minden mentést KETTŐ példányban kell elkészíteni. A mentés egyedi tömörítést használ. A program vagy adatainak megsérülése esetében a "pack.exe" segédprogrammal lehet a mentést visszatölteni. A program belső mentését végző menüt csak Access és Microsoft SQL Server adatbázis-kezelő esetében lehet használni. Ettől eltérő esetben a mentésről az adatbázis rendszergazdájának kell gondoskodni. A törzsadatok kezelésével egyszemélyi felelős megbízása, aki a bevitt adatok felett áttekintéssel bír. A hibásan felvitt törzsadatok az egész vállalat működését károsan befolyásolják. A program a jogosultságokat menüszinten teszi lehetővé. Minden felhasználóhoz saját azonosítót és jelszót lehet rendelni. Az azonosítók megléte után lehet a menüszintű hozzáférést biztosítani az egyes felhasználóknak. A táblázatokhoz további öt szintet lehet hozzárendelni. 1-felvitel, 2-módosítás, 3-törlés, 4-lekérdezés, 5-listázás. A felhasználói jogok megadása a rendszergazda feladata. Amennyiben egy képernyőn több táblázat látható akkor a "Táblázatok jogosultságai" menüpontban lehet meghatározni, hogy a felhasználók az egyes táblázatokban, milyen funkciókat indíthatnak el. A bérprogramot egyidejüleg több példányban is lehet futtatni. A programot pen-drive-ra másolva minden telepítés nélkül futni fog Windows XP, Windows Vista környezetben. Nyomtatási kép: A listázás minden esetben létrehoz egy nyomtatási képet. A nyomtatási képen az ikonsoron lehet előre és visszalapozást kezdeményezni. A program minden esetben a Windowsban beállított alapértelmezett nyomtatóra fog nyomtatni. A nagyító funkció háromállású. Amennyiben egy nyomtatási képet tovább szeretné küldeni akkor lehetőség van arra, hogy e-mailben továbbítsa egy tetszőleges címre. |
A program célja A program a vállalat út, üzemanyag és adónyilvántartással kapcsolatos teendőit végzi el. Lehetőség van az alkalmazottak és a gépjárművek szempontjából lekérdezni a rendelkezésre álló adatokat. Az adatok az üzemanyag forgalmazótól származó feladásokból, az alkalmazottak által vezetett útnyilvántartásából és a könyvelés adónyilvántartásából áll. A programrendszer a törzsek feltöltésével válik használhatóvá. |
Vásárlások Az adatok kettő különböző módon kerülhetnek a programba. Egyrészt a Shell e-mail-ben elküldi a számla adatokat és ezeket be lehet olvastatni a programmal, |
másrészt a tételek egyenkénti rögzítésére is lehetőség van. |
Akármelyik módszer lesz választva, az adatokat a főkönyvi feladásig a 'Napi munka >> Üzemanyag felhasználás >> Vásárlások karbantartása' menüpontban lehet a főkönyvi feladásig módosítani. A feladás után a módosítások nem engedélyezettek. Ezt csak akkor lehet engedélyezni, ha van a rendszerben olyan felhasználó akinek joga van a 'Rendszer >> Adatbázis műveletek >> Főkönyvi feladás jelzőjének módosítása'-menüpontot futtatni és ott a kijelölt tételek módosítását egyesével engedélyezi. Tudnivalók a Shell által szolgáltatott adatok beolvasásáról : A beolvasó rutin ellenőrzései a következő dokumentum alapján készültek : "Elektronikus számlaformátum.doc" (Shell 2003.05.05). Amennyiben FTP-n keresztül kerül beolvasásra a feladás, akkor a következő paraméterekkel lehet a beállítani az ablak mezőit : - FTP_SADD - FTP-szerver címe. - FTP_SUSER - FTP-szerver bejelentkező loginja. Ha saját gépről kell beolvasni az adatokat, akkor a program a következő paramétert veszi figyelembe : - T276_FOGAD - Alapértelmezett könyvtár ahonnan a program be fogja olvasni a feladást. Mindkét esetben a program készít egy biztonsági másolatot az adott felhasználó 'Feladási könyvtárába' amit a jogosultságok menüpontban lehet beállítani. - A program ellenőrzi, hogy a 'SHELL_RR'-paraméter be van e állítva. Ez a fogadott fájl nevének egyediségét ellenőrzi. Használata nem kötelező. - A Shell által küldött fájl kártyával és nem kártyával teljesített vásárlásokat is tartalmaz. A vásárlások történhetnek idegen országban. - Kártyás vásárlások beolvasása: A program a Shell-től kapott adatokat kiegészíti a könyvelés számára nélkülözhetetlen főkönyvi számokkal. Ez érinti az alkalmazottak, üzemanyag forgalmazó és a termékek főkönyvi számát. Az üzemanyag forgalmazó most csak a Shell lehet, de ez később változhat. Az alkalmazottak azonosítása a kártya alapján történik a következőképpen. A program ellenőrzi, hogy (t285 táblázat) egy-egy kártyát egy időszakban, mely alkalmazott használja, és ez alapján végzi az alkalmazott azonosítását, amit a főkönyvi szám kijelölésénél is használ. Ha nem talál a kártyához azonosítható alkalmazottat, akkor a program a rendszám alapján megkeresi az elsődleges tulajdonost és ez alapján tölti ki a főkönyvi számot. A termékek csak a Shell által meghatározott körből kerülhetnek ki. Amennyiben egy termék nem szerepel a törzsben és az üzemanyag forgalmazó mégis feladja, akkor a program automatikusan bővíti a terméktörzset. Ez miatt viszont utólag kell módosítani a beolvasott tételhez tartozó főkönyvi számot és a termékhez rendelt főkönyvi számot. - Nem kártyás vásárlások beolvasása: Ez esetben is a program tölti ki saját táblázataiból a következő mezőket: - Üzemanyag forgalmazó főkönyvi száma. - Általános főkönyvi szám. Ezt a főkönyvi számot a 'T284FOK'-rendszerparaméter határozza meg. - Termék főkönyvi száma. Amennyiben a program által nem nyilvántartott terméket kell beolvasni, akkor üres főkönyvi számmal kerül beolvasásra. A vásárlásokkal kapcsolatos további tudnivalók : - Vásárlások alkalmazottanként: A program megmutatja, hogy egy alkalmazott mennyi üzemanyagot vásárolt összesen+ egy adott év-hónap-ban vásárolt üzemanyag mennyisége mennyi volt, valamint tételesen megtekinthető az összes vásárlás. - Vásárlások autónként: A program megmutatja, hogy egy autóba mennyi üzemanyagot vásároltak összesen+ egy adott év-hónap-ban vásárolt üzemanyag mennyisége mennyi volt, valamint tételesen megtekinthető az összes vásárlás. - Főkönyvi feladás |
A főkönyvi feladás létrehozza a könyvelőrendszer számára, a tételes adatokból a lekönyvelendő vásárlásokat. A feladás végén a program a feladásban résztvevő tételeknél beállítja a feladott jelzőt. Szűkítő paraméterek : - Dátum tól-ig. - Rendszám tól-ig. - Alkalmazott tól-ig. - Tétel sorszám kártyás tranzakciók esetén tól-ig. - Tétel sorszám nem kártyás tranzakciók esetén tól-ig. - Számlaszám tól-ig. - Könyvelési időszak év-hónap. A feladás fájl szerkezete a következő dokumentum alapján készült: Spec_ROADSTAR_Cetelem_20030616.doc (Singular Hungary). Vállalat kód 12 szöveg 100 Dokumentum kód 12 szöveg SHELL Év 4 szám Időszak (hónap) 4 szám Értéknap 10 "2004/06/18" Esedékesség (=Értéknap) 10 "2004/06/18" Dokumentum leírás 36 szöveg Referencia információ 36 szöveg T/K jel 1. 1 "T" vagy "K" Számlakód 1. 36 szöveg T/K jel 2. 1 "T" vagy "K" Számlakód 2. 36 szöveg Érték 18 szám (mindig pozitív) Tizedes jegyek száma 1 szám Összesen 217 A feladás fájlneve a következőképp képződik: {T276FELAD rendszerparaméter}\Shell.txt Vásárlásokhoz tartozó útnyilvántartás. Megmutatja, hogy egy gépjármű mennyi üzemanyagot vásárolt és mennyiért. Az előző km-óra állásból és a tankolt üzemanyag mennyiségéből fogyasztási átlagot számol. A tételes vásárlások 'előző vásárlás dátuma' mezőjét felhasználva az alkalmazottak saját bevallásuk szerinti útnyilvántartását is mutatja. Útnyilvántartás Az adatok kettő különböző módon kerülhetnek a programba. Egyrészt az alkalmazottak a saját gépükön elkészítik a nyilvántartást és ezeket a rögzített adatokat fel lehet adni a központi adatbázisba. |
A feladásokhoz a fogadó oldalon természetesen van egy beolvasó program ami a központi adatbázisba beolvassa az adatokat. |
Másrészt a tételek egyenkénti rögzítésére is lehetőség van. |
A lekérdező táblázatban minden felhasználó csak azokat az adatokat láthatja melyek számára a "rendszer|adatjog" -menüpontban a rendszergazda meghatározott. Az útnyilvántartás vezetése a gépjárművek felhasználójának feladata. Minden útvonalat a következő mezőkkel kell leírni: - Alkalmazott azonosító. - Kiküldetés kezdete, vége. - Útvonal kezdet. - Útvonal vég. - Felkeresett partner. - Autó rendszám - Megtett kilométer. A programban egy öntanuló súgó működik mely azt jelenti, hogy az egyszer már rögzített útvonalat megjegyzi és ha a kiküldetés dátuma felett "F1"-billentyűt nyom a rögzítő, akkor lehet választani a már egyszer rögzített útvonalak közül. A felvitt útvonalak automatikusan hozzárendelődnek az üzemanyag vásárlásokhoz a dátum az alkalmazott azonosító és a rendszám segítségével. Útnyilvántartás sablonok. Amennyiben az öntanuló súgó több útvonalat jegyez meg mint amire szükség van, akkor ezen a képernyőn lehet ritkítani őket. Alkalmazottak útvonal elszámolása. Minden alkalmazott útvonal elszámolását külön le lehet kérni. Gépjárművek útvonal elszámolása. Minden gépjármű útvonal elszámolását külön le lehet kérni. Elszámolások feladása. Amennyiben nem a vállalat belső hálózatán rögzíti valaki az elszámolását hanem egy lokális számítógépen, akkor szükség lehet arra, hogy a banki szerverre az elszámolás ismételt rögzítése nélkül kerüljenek az adatok. A program képes FTP-szerveren keresztül feladni az adatokat amennyiben vállalat biztosítja a szükséges infrastruktúrát (FTP-szerver). Ez esetben az FTP-szerver, bejelentkezési név és jelszóval a program megpróbálja az adatokat a megadott helyre másolni. Amennyiben az FTP-s megoldás nem jöhet szóba, akkor a program minden a Windows által kezelt perifériára képes rámásolni az adatokat. Tudnivalók a feladásról és a fogadásról: - Feladás A feladás a következő rendszer paramétereket használja: - FTP_ADD - FTP szerver neve. - FTP_USER - FTP bejelentkezési név. - UT_ALKALM - Az útnyilvántartás alapértelmezett alkalmazottja. A feladás a következő fájlnevet generálja: {eszköz név}\{alkalmazott azonosító}-{kezdő dátum}-{záró dátum}.ut példa : a:\1111-20050501-20050531.ut - Fogadás A fogadás a következő rendszer paramétereket használja: - FTP_ADD - FTP szerver neve. - FTP_USER - FTP bejelentkezési név. - T277FOGAD - Annak a könyvtárnak a neve ahol a beolvasandó adatok vannak. A fogadó program készít egy biztonsági másolatot a beolvasandó adatokról a bejelentkezett felhasználó feladási könyvtárába és innen olvassa be az adatokat a központi adatbázisba. Az adatok a feladás fogadása alatt új tételsorszámot kapnak. Adónyilvántartás - A táblázatban minden felhasználó csak azokat az adatokat láthatja melyek számára a "rendszer|adatjog" -menüpontban a rendszergazda meghatározott. Az adónyilvántartás feladata a gépjárművekhez kapcsolódó személyi jövedelemadó, munkaadói járulék, egészségügyi hozzájárulás és súlyadó nyilvántartása. - Tételes adók |
A menüpont feladata, hogy a tételes adókat karban lehessen tartani (felvitel, módosítás, törlés, lekérdezés, listázás). A főkönyv számára feladott tételeket utólag nem lehet módosítani. - Havi adók generálása |
Az adónyilvántartás feltöltése történhet kézzel valamint a gépjárműtörzsben meghatározott paraméterek alapján generálással. A generálás létrehozza a program által kezelt gépjárművekhez tartozó adónem havi elszámolásait. A generált adatokat a "Tételes adók karbantartása" menüpontban lehet utólag manipulálni. - Főkönyvi feladás |
A menüpont lehetőséget biztosít arra, hogy az adatokat átadjuk a könyvelő rendszer részére. A feladás fájl a következő dokumentum alapján készült: Spec_ROADSTAR_Cetelem_20030616.doc (Singular Hungary). Vállalat kód 12 szöveg 100 Dokumentum kód 12 szöveg ADOK Év 4 Könyvelési időszak Időszak (hónap) 4 Könyvelési időszak Értéknap 10 "2004/06/18" Esedékesség (=Értéknap) 10 "2004/06/18" Dokumentum leírás 36 év+hónap alkalmazott, adónem Referencia információ 36 rendszám T/K jel 1. 1 "T" vagy "K" Számlakód 1. 36 adónem_T.HUF.alkalmazott_KH T/K jel 2. 1 "T" vagy "K" Számlakód 2. 36 adónem_K.HUF Érték 18 szám (mindig pozitív) Tizedes jegyek száma 1 szám Összesen 217 Szűkítő paraméterek: - Rendszám tól-ig. - Alkalmazott tól-ig. - Adónem tól-ig. - Év+ hónap. Ez a menüpont lehetőséget nyújt arra is, hogy a feladott adatokat az Excel számára beolvasható formában kimentsük egy megadott fájlba. A fájlt "..."-nyomógomb megnyomásával lehet meghatározni, majd ez után az "Export"-nyomógombra kell kattintani. A program létrehoz egy ";"-vel tagolt fájlt, amit a Microsoft Excel és az OpenOffice.org is gond nélkül be tud olvasni. - Gépjárművenkénti adónyilvántartás A menüpont gépjárművenként részletezi a rögzített, generált adókat. - Éves adónemenkénti összesítő A következő információkhoz lehet hozzájutni a lekérdezésben: - Adónem+év szerint adó előírások és befizetések. - Adónem+év+gépjármű szerint adó előírások és befizetések. - Tételes elszámolások gépjárművenként. Mobil telefonhívások - Számlák A lekérdezés megmutatja tételesen egy telefonszámra kiszámlázott tételeket. A táblázatban használt színeket a csoportkód határozza meg. |
- Import |
A menüpont feladata, a T-Mobile-tól érkező tételes adatokat a programba beolvassa. A feladás nem tartalmazza a papír alapú számla számát ezért kitöltése kötelező! A program a beolvasott adatokat kiegészíti a könyvelés számára nélkülözhetetlen főkönyvi számokkal, számlaszámmal. A főkönyvi számokat a következő helyeken lehet rögzíteni: Törzsek - Alkalmazottak Törzsek - Üzemanyag forgalmazók Törzsek - Telefonok Törzsek - Alkalmazottaknak kiadott telefonok A beolvasáshoz szükséges a 'TE_ODBC' paraméter kitöltése és az általa meghatározott ODBC DSN létrehozása. A beolvasandó fájl szerkezetét a T-Mobil határozta meg. A mobilhívásokat egy tabulátorokkal szeparált szövegfájl tartalmazza amiket a program az ODBC DSN-en keresztül olvas be. Az import a beolvasáskor a következő feladatokat végzi el: - A számlaszekció törzs automatikus bővítése. - A szolgáltatás törzs automatikus bővítése. - A kedvezmény törzs automatikus bővítése. - A díjövezet törzs automatikus bővítése. - A díjcsomag törzs automatikus bővítése. - Az alkalmazott azonosítása a telefonszám alapján. Ezt a következő lépésekben teszi a program: - Ellenőrzi az alkalmazottaknak kiadott telefonok táblázatában, hogy az aktuális telefonszám hozzá van e rendelve már valakihez. Ha igen, akkor a tranzakció dátumától függően kiolvassa melyik alkalmazott használta a telefont és mi volt a főkönyvi száma. Amennyiben az alkalmazottat nem tudja azonosítani, akkor a főkönyvi szám helyére '00000000' a alkalmazott azonosító helyére '0000' értéket ír a program és a napló fájlba bejegyzést tesz. - Ha a telefonszám nincs kitöltve, akkor a főkönyvi szám a csoportkódhoz rendelt főkönyvi számokat fogja használni. - A magán vagy hivatalos hívásokat a fájlnévben szereplő szerződés szám fogja meghatározni. Ezeket a paramétereket a 'TE_HIV' és 'TE_MAGAN' rendszerparaméterek írják le. - Főkönyvi feladás |
A menüpont lehetőséget biztosít arra, hogy az adatokat átadjuk a könyvelő rendszer részére. A feladás fájl szerkezete: Vállalat kód 12 szöveg 100 Dokumentum kód 12 szöveg ADOK Év 4 Könyvelési időszak Időszak (hónap) 4 Könyvelési időszak Értéknap 10 "2004/06/18" Esedékesség (=Értéknap) 10 "2004/06/18" Dokumentum leírás 36 év+hónap alkalmazott, adónem Referencia információ 36 rendszám T/K jel 1. 1 "T" vagy "K" Számlakód 1. 36 adónem_T.HUF.alkalmazott_KH T/K jel 2. 1 "T" vagy "K" Számlakód 2. 36 adónem_K.HUF Érték 18 szám (mindig pozitív) Tizedes jegyek száma 1 szám Összesen 217 Szűkítő paraméterek : - Dátum tól-ig. - Számlaszám tól-ig. - Év+ hónap. - Csoportos törlés |
Feladata, hogy az esetleges felesleges, elrontott beolvasások egy lépcsőben kitörölhetőek legyenek. - Híváslista A lekérdezés megmutatja tételesen egy telefonszám tételes hívásait. |
- HTML export |
A program lehetőséget ad arra, hogy egy-egy alkalmazott híváslistáját e-mail-ben az alkalmazottnak elküldjék HTML formátumban. Csak azon alkalmazottak küld a program levelet akiknek az e-mail címe ki van töltve! A HTML fájlt bármilyen internet böngészővel vagy Excel-be beolvasva lehet elemezni. - Import A T-Mobile-tól érkező híváslista beolvasását végzi. |
Az import beolvasásának a következő feltételei vannak: - 'TE_DIR', 'TE_ODBC' paraméterek beállítása. - hivas*.txt fájl(ok) a 'TE_DIR' által meghatározott könyvtárba másolása. - 'TE_MAGAN', 'TE_HIV' paraméterek beállítása a magán és hivatalos számok elkülönítése miatt. Az import a következő feladatokat végzi el: - A számlaszekció törzs automatikus bővítése. - A szolgáltatás törzs automatikus bővítése. - A kedvezmény törzs automatikus bővítése. - A díjövezet törzs automatikus bővítése. - A díjcsomag törzs automatikus bővítése. - Az alkalmazott azonosítása a telefonszám alapján. - A magán és hivatalos hívások elkülönítése szerződés szám alapján. - Arányosítás Az arányosítás feladata, hogy az egy előfizetési díjjal rendelkező telefonok költségeit a program megossza magán és hivatalos hívásokra másodperc alapon. Az elszámolás alapja a mobilszolgáltatótól érkező táblázat mely tartalmazza a híváslistát. Az arányosítás a figyelembe veendő tételek esetén figyelembe veszi az egyes tételek díjövezetbe sorolását is. A díjövezetek pontos beállítása nélkül az arányosítás nem fut le helyesen. Az arányosítás ezen kívül csak azokat a tételek veszi figyelembe melynek a mért mennyiségi egység mezője 'mp.'. Az arányosítás működése: A program kiszámolja milyen arányt képviselnek a magánhívások az összes híváshoz viszonyítva, majd az előfizetési díjat ennek arányában megosztja a vállalat és a magánszemély között. Az előfizetési díj módosítása is erről a képernyőről indítható. Az előfizetési díj minden elszámolás esetében minden tételhez el lesz mentve. Tehát módosításának nincs visszaható következménye. - Arányosítás törlés Egy-egy tételt nem lehet törölni csak a teljes elszámolást. - Főkönyvi feladás A főkönyvi feladás a magánhívásokat átadja a könyvelőrendszer számára. A fájl szerkezete : Vállalat kód 12 TE_VK által meghatározott Dokumentum kód 12 TE_DOC paraméter által meghatározott Év 4 Könyvelési időszak Időszak (hónap) 4 Könyvelési időszak Értéknap 10 "2004/06/18" Esedékesség (=Értéknap) 10 "2004/06/18" Dokumentum leírás 36 alkalmazott Referencia információ 36 számlaszám T/K jel 1. 1 "T" vagy "K" Számlakód 1. 36 Termék_FK.HUF.alkalmazott_KH T/K jel 2. 1 "T" vagy "K" Számlakód 2. 36 Forgalmazó_FK.HUF.Forgalmazó_partner_id Érték 18 szám (mindig pozitív) Tizedes jegyek száma 1 szám Összesen 217 Szűkítő paraméterek : - Dátum tól-ig. - Számlaszám tól-ig. - Év+ hónap. - Előfizetési díj Meghatározható az az összeg amelyet fel kell osztani a a foglalkoztató és a foglalkoztatott között. Ennek értéke változhat. Beállítása, ellenőrzése az arányosítást végző feladata. - Munkatáblázat Hibafelderítéshez használható táblázat, melyben pontosan megtalálható, hogy a program mely telefonszámokat vonja össze egy előfizetés alá. Ez alapján ellenőrizhető, hogy az összevonások megfelelnek-e a munkatáblázatban található értékeknek. A munkatáblázat tartalma mindig az utolsó arányosítást tartalmazza. Vezetékes telefonhívások - Számlák A képernyővel le lehet kérdezni tételesen egy telefonszámra kiszámlázott tételeket. A táblázatban használt színeket a magán vagy hivatalos hívás határozza meg. |
- Import |
A menüpont feladata, a vezetékes tételes telefonhívások a programba beolvasása. A feladás nem tartalmazza a papír alapú számla számát ezért kitöltése kötelező! Szintén kötelező a számla dátum kitöltése! A program a beolvasott adatokat kiegészíti a könyvelés számára nélkülözhetetlen főkönyvi számokkal, számlaszámmal. A főkönyvi számokat a következő helyeken lehet rögzíteni : Törzsek - Alkalmazottak Törzsek - Üzemanyag forgalmazók Törzsek - Telefonok Törzsek - Alkalmazottaknak kiadott telefonok A beolvasáshoz szükséges a 'TE_ODBC' paraméter kitöltése és az általa meghatározott ODBC DSN létrehozása. A hívásokat egy tabulátorokkal szeparált szövegfájl tartalmazza amiket a program az ODBC DSN-en keresztül olvas be. A fájl első három sorát a program a beolvasás előtt törli, mivel az ODBC driver számára értelmezhetetlen információkat tartalmaz. Az import a beolvasáskor a következő feladatokat végzi el: - Az alkalmazott azonosítása a telefonszám mellék alapján. Ezt a következő lépésekben teszi a program : - Ellenőrzi az alkalmazott törzsben, hogy az aktuális mellék hozzá van e rendelve már valakihez. Ha igen, akkor a program beolvassa a főkönyvi számot. Amennyiben az alkalmazottat nem tudja azonosítani, akkor a főkönyvi szám helyére '00000000'-t az alkalmazott azonosító helyére '0000' értéket ír a program és a napló fájlba bejegyzést tesz. - A magán vagy hivatalos hívásokat az import ablakában beállítottak szerint fogja a program kitölteni. - Főkönyvi feladás |
A menüpont lehetőséget biztosít arra, hogy az adatokat átadjuk a könyvelő rendszer részére. A feladás fájl szerkezete: Vállalat kód 12 szöveg 100 Dokumentum kód 12 szöveg ADOK Év 4 Könyvelési időszak Időszak (hónap) 4 Könyvelési időszak Értéknap 10 "2004/06/18" Esedékesség (=Értéknap) 10 "2004/06/18" Dokumentum leírás 36 év+hónap alkalmazott, adónem Referencia információ 36 rendszám T/K jel 1. 1 "T" vagy "K" Számlakód 1. 36 adónem_T.HUF.alkalmazott_KH T/K jel 2. 1 "T" vagy "K" Számlakód 2. 36 adónem_K.HUF Érték 18 szám (mindig pozitív) Tizedes jegyek száma 1 szám Összesen 217 Szűkítő paraméterek : - Dátum tól-ig. - Számlaszám tól-ig. - Év+ hónap - Csoportos törlés |
Feladata, hogy az esetleges felesleges, elrontott beolvasások egy lépcsőben kitörölhetőek legyenek. - HTML export |
A program lehetőséget ad arra, hogy egy-egy alkalmazott híváslistáját e-mail-ben az alkalmazottnak elküldjék HTML formátumban. Csak azon alkalmazottak küld a porgam levelet akiknek az e-mail címe ki van töltve! A HTML fájlt bármilyen internet böngészővel vagy Excel-be beolvasva lehet elemezni. Törzsek - Autók |
Minden olyan autó adatait rögzíteni kell, ami az üzemanyag vásárlásban, útnyilvántartásban vagy adónyilvántartásban részt vesz. Az elsődleges alkalmazott mezőt csak az adónyilvántartás használja. A tartalék jelző csak informatív célokat szolgál a program a tároláson kívül másra nem használja. Az adók, fizetési ciklus mezők évenként változhatnak. Csak akkor kerül egy autó az adónyilvántartás generálásába, ha az 'Adónyilvántartás része'-mező 'I'-re van állítva. - Autó típusok |
Csak az autóhoz tartozó fogyasztási adatokat tartalmaz. A program egyenlőre nem használja az adatokat. Az autó típust kötelezően használni kell egy konkrét autó felvitelénél. - Alkalmazottak |
Az alkalmazottak lekérdező képernyője kettő részre van osztva. Az első táblázatból lehet lekérdezni, hogy az egyes alkalmazottakhoz milyen adatokat rögzítettek. A második táblázat az mutatja, hogy egy-egy alkalmazott, amióta nyilvántartásban van milyen Shell-kártyákat használt. Erről a képernyőről az alkalmazottak karbantartása és a Shell-kártyák karbantartása is elvégezhető a táblázatok felett nyomott jobb egérgombos menün keresztül. - Alkalmazottak felvitele: |
Az alkalmazott azonosítót le kell adni a Shell-nek. Ez az azonosító szerepel az általuk feladott fájlban. A program az 1.10-es verziótól kezdve a Shell feladásban szereplő alkalmazott azonosítót nem használja semmire, mivel rendszeresen nem volt kitöltve. A költséghely kitöltése kötelező. Az értékét egyeztetni kell a kötelezően a könyveléssel, mivel az üzemanyag vásárlások és az adónyilvántartás is használja. -Kártyák felvitele: |
Mivel a programban meg kellett változtatni a Shell-fájl hiányos kitöltése miatt a beolvasó rutint, ezért szükségessé vált annak meghatározása, hogy egy adott időszakban ki használta a kártyát. Ennek biztosítására meg kell határozni, hogy egy-egy kártyát mikortól, ki kezdett el használni. A program a Shell-feladás beolvasásakor ellenőrzi, hogy mely kezdődátumhoz melyik alkalmazott tartozik és ez alapján tölti ki az alkalmazott azonosítót és a hozzá tartozó főkönyvi számot a vásárlások beolvasása közben. - Beosztások |
A beosztásokat a program kettő helyen használja. Először hozzá kell rendelni, hogy az alkalmazotthoz mi tartozik. Másodszor a 'Rendszer >> Adatjog'- menüpontban meg lehet határozni hogy a bejelentkező felhasználó mely adatokat láthatja a teljes adatmennyiségből. - Osztályok |
Az osztályokat a program kettő helyen használja. Először hozzá kell rendelni, hogy az alkalmazotthoz mi tartozik. Másodszor a 'Rendszer >> Adatjog'- menüpontban meg lehet határozni hogy a bejelentkező felhasználó mely adatokat láthatja a teljes adatmennyiségből. - Partnerek Csak az útnyilvántartás használja az adatbevitel könnyítése érdekében. - Üzemanyag kutak |
A táblázat automatikusan bővül a Shell-adatok beolvasása közben. Információt ad az üzemanyag tankolás helyéről. - Kártyák |
Minden felhasznált kártyát kötelező a programba felvinni. A felső táblázat mutatja a korábban felvitt kártyákat, míg az alsó táblázatban az lehet látni, hogy egy-egy kártyát ki és mikor használt. Mindkét táblázat a felettük nyomott jobb egérgombon keresztül karbantartható. |
A kártya felvitele során meg lehet határozni, hogy ki az első felhasználója, így külön nem szükséges a 'Kártya felhasználók'-adatait bővíteni. - Adónemek |
Az adónemek értékei, számított százalékai a gépjárművekhez vannak hozzárendelve. A főkönyvi feladáshoz szükséges azonosítókat pedig ez a táblázat tartalmazza. Módosítani a táblázat értékeit csak a könyvelésnek szabad. Új útnyilvántartás telepítése A telepítés két módon történhet, de mindkét módszer előtt az alkalmazott adatait a szerveren rögzíteni kell. 1. Mód - riwo-roadstar.exe-t telepíteni kell az alkalmazott számítógépére. - A szerveren el kell indítani a Törzsek > Adatbázis műveletek > Törzsadatok exportja menüpontot. Itt meg kell adni az alkalmazott korábban rögzített azonosítóját, a használt autó rendszámát és az új telepítésnél használt bejelentkező azonosítóját. Ezután a 'Ment' nyomógomra kattintva lehet a beállításokat elmenteni. A mentett fájlt ezután lehet beolvasni a telepített program Törzsek > Adatbázis műveletek > Törzsadatok importja menüpontban. Ez ki fogja tölteni a szükséges adatokat ami után a programot az alkalmazott elkezdheti használni. 2. Mód - A \\jupiter\riwo\local -könyvtárban található fájlokat át kell másolni az alkalmazott c:\RoadStar könyvtárába. Lehetne más könyvtárat is választani, de ragaszkodjon mindenki ehhez (ne kelljen minden gépen keresgetni), vagy el kell indítani a riwo-roadstar.exe telepítőkészletet. - A telepítő embernek be kell szerezni az alkalmazott azonosítóját, főkönyvi számát (utóbbit az útnyilvántartás nem használja), hogy a központi adatbázisban és az alkalmazott számítógépén is ugyanazok az azonosítók legyenek. - Fel kell vinni az alkalmazott adatait. - Fel kell vinni az autó adatait. Az útnyilvántartás csak a rendszámot használja. Az alkalmazott, ha még nincs felvéve, akkor az elsődleges tulajdonos mezőn nyomott SHIFT-F1-el fel lehet vinni. - El kell indítani a 'Rendszer >> Jogosultságok' menüpontot. |
Ki kell választani, hogy melyik felhasználó jogait kell örökölje az új alkalmazott. |
- Be kell állítani az általa használni kívánt azonosítót, nevet, jelszót, stílust és el kell menteni. |
- El kell indítani a 'Rendszer >> Adatjog' menüpontot. |
- Ki kell tölteni a bekért adatokat. |
- El kell indítani a 'Rendszer >> Rendszer paraméterek'-menüpontot. Módosítani kell az 'UT_ALKALM' és 'UT_RENDSZ'-kulcsok értékeit az alkalmazott azonosító és a rendszám értékeivel. |
Új kártya kezelése - Fel kell vinni a kártyát a 'Törzsek >> Kártyák' menüponthoz. - Meg kell határozni, hogy mikortól ki fogja használni. De csak abban az esetben, ha az elsődleges tulajdonos nem lett meghatározva a kártya felvitelénél. Új alkalmazott kezelése - Fel kell vinni az alkalmazott adatait 'Törzsek >> Alkalmazottak' menüponthoz. - Fel kell vinni a kártyát a 'Törzsek >> Kártyák' menüponthoz. - Meg kell határozni, hogy mikortól ki fogja használni. De csak abban az esetben, ha az elsődleges tulajdonos nem lett meghatározva a kártya felvitelénél. Új autó kezelése - Fel kell vinni az autó adatait 'Törzsek >> Autók' menüponthoz. Az autóhoz rendelt elsődleges tulajdonos mezőt csak az adónyilvántartás használja. Értelmes kitöltése kötelező. Ha az elsődleges tulajdonos nincs még felvive, akkor SHIFT-F1-el fel lehet vinni. - Fel kell vinni az alkalmazott adatait 'Törzsek >> Alkalmazottak' menüponthoz. - Fel kell vinni a kártyát a 'Törzsek >> Kártyák' menüponthoz. - Meg kell határozni, hogy mikortól ki fogja használni. De csak abban az esetben, ha az elsődleges tulajdonos nem lett meghatározva a kártya felvitelénél. Autó csere két alkalmazott között - Ki kell cserélni az 'Elsődleges tulajdonos'-mezőt 'Törzsek >> Autók' menüpontban. - Ha volt kártyacsere, akkor a 'Törzsek >> Kártyák' menüpontban fel kell vinni vagy módosítani kell az alkalmazottakhoz rendelt kártyát. SIM-kártya csere két alkalmazott között - El kell indítani az 'Alkalmazottaknak kiadott telefonok' menüpontot. - A korábbi alkalmazottól vissza kell venni a SIM-kártyát. Ki kell tölteni a visszavétel dátumát. - Az új alkalmazotthoz fel kell vinni a SIM-kártya számát. |